Приложение 1
к Положению об Общем собрании
членов Ассоциации «Объединение предприятий Тюменской области
сферы контроля и управления доступом»
РЕГЛАМЕНТ
проведения Общего собрания членов Ассоциации «Объединение предприятий Тюменской области сферы контроля и управления доступом»
1. Общие положения
1.1 Настоящий Регламент является неотъемлемой частью Положения об Общем собрании членов Ассоциации «Объединение предприятий Тюменской области сферы контроля и управления доступом» (далее - Ассоциация) и регулирует вопросы подготовки и проведения заседаний Общих собраний, не урегулированных Положением об Общем собрании членов Ассоциации.
2. Порядок оформления решений о созыве Общего собрания
2.1. Решение Правления Ассоциации о созыве Общего собрания оформляется протоколом заседания Правления.
2.2. Требование Ревизора о проведении Общего собрания оформляется протоколом, которое направляется в Правление Ассоциации.
2.3. Требование Председателя о проведении Общего собрания оформляется в виде информационного письма, которое направляется в Правление Ассоциации или может быть доложено устно на заседании Правления с отражением в протоколе Правления Ассоциации.
2.4. Решение одной трети членов Ассоциации от общего числа членов Ассоциации оформляется протоколом совещания данных организаций. К протоколу должен быть приложен регистрационный список (лист) с подписями лиц, присутствовавших на совещании по вопросу созыва Общего собрания.
Также решение о созыве Общего собрания (от вышеуказанного количества членов Ассоциации) считается принятым, если в Аппарат Ассоциации поступили соответствующие решения коллегиального или исполнительного органов управления организаций, заверенные подписью уполномоченных лиц и печатью организаций, о необходимости созыва Общего собрания. Указанные решения считаются актуальными и подлежат рассмотрению, если они поступили в Аппарат Ассоциации в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента регистрации первого решения.
2.5. В решениях, указанных выше, должна быть отражена следующая информация:
- сроки проведения требуемого Общего Собрания (с учетом сроков, установленных Уставом и внутренними документами Ассоциации);
- причина проведения Общего собрания;
- предложения по повестке дня;
- иная информация при необходимости.
2.6. Решения, указанные в п. 2.2.-2.4. настоящего Регламента, направляются в Правление Ассоциации не позднее, чем за 14 дней до планируемой даты проведения Общего собрания. Правление Ассоциации не позднее, чем за 10 дней до даты проведения Общего собрания направляет соответствующее решение о созыве Общего собрания Председателю Ассоциации. Председатель Ассоциации издает приказ/распоряжение об организации проведения Общего собрания, на основании которого организуется уведомление членов Ассоциации о
проведении Общего собрания. На основании приказа/распоряжения Председателя Ассоциации Аппарат Ассоциации оповещает о созыве и повестке дня внеочередного Общего собрания всех членов Ассоциации не менее, чем за 5 дней до даты его проведения. В оповещении должны быть указаны:
- дата, место и время проведения Общего собрания;
- предложения по повестке дня;
- иная информация при необходимости.
3. Порядок регистрации представителей членов Общего собрания
3.1. Перед открытием Общего собрания проводится регистрация уполномоченных представителей членов Ассоциации.
3.2. Для регистрации участников Общего собрания формируется группа регистрации из сотрудников Аппарата Ассоциации.
3.3. Член Ассоциации может принимать участие в заседании Общего собрания следующими способами:
- руководитель организации и/или индивидуальный предприниматель участвует лично в обсуждении вопросов повестки дня и голосует по ним;
- руководитель организации и/или индивидуальный предприниматель направляет полномочного представителя для участия в обсуждении вопросов повестки дня и голосования по ним. Полномочия представителей членов Ассоциации должны быть подтверждены доверенностью (примерный образец – в приложении № 1).
3.4. Руководители организаций и/или индивидуальные предприниматели вправе в любое время заменить своего представителя на Общем собрании или лично принять участие в заседании Общего собрания.
3.5. Участник Общего собрания удостоверяет факт регистрации на Общем собрании, а также правильность сведений, указанных в регистрационном списке, собственноручной подписью. Регистрационный список должен также содержать графу для подписи участника Общего собрания в получении бюллетеней для голосования при проведении тайного голосования. При регистрации участников Общего собрания им выдается комплект рабочих материалов (при необходимости).
4. Процедура проведения Общего собрания
4.1. Заседание Общего собрания начинается с определения кворума. Кворум определяется на момент окончания регистрации по количеству зарегистрированных в регистрационном списке членов Ассоциации, представители которых прибыли для участия в Общем собрании. При определении нормы представительства от члена Ассоциации на Общем собрании один представитель определяется с правом решающего голоса при голосовании, остальные представители – с правом совещательного голоса.
4.2. Председатель Ассоциации подводит итог регистрации, определяет наличие или отсутствие кворума для определения правомочности проведения Общего собрания и передает данные Председателю Общего собрания.
4.3. Регистрация лиц, имеющих право на участие в Общем собрании членов Ассоциации, не заканчивается с началом собрания. Лица, имеющие право на участие в Общем собрании, вправе зарегистрироваться в течение всего времени его проведения, что впоследствии может привести к изменению кворума по некоторым вопросам повестки дня. При этом в списке регистрации необходимо отразить время прибытия участника Общего собрания.
4.4. Общее собрание открывается Председателем Общего собрания.
4.5. Председатель Общего собрания перед рассмотрением и утверждением повестки дня организует выборы секретаря Общего собрания и при необходимости Счетной комиссии из числа членов Ассоциации, присутствующих на Общем собрании.
4.6. Председатель Общего собрания:
- открывает и закрывает собрание;
- руководит общим ходом собрания в соответствии с настоящим Регламентом и повесткой дня;
- принимает необходимые меры по обеспечению порядка в зале проведения Общего собрания;
- обеспечивает порядок ведения собрания;
- организует обсуждение рассматриваемых вопросов, представляет слово для докладов и выступлений по вопросам повестки дня;
- проводит открытое голосование и оглашает его результаты;
- ставит на голосование вопросы и предложения участвующих в собрании лиц;
- подписывает протокол;
- выполняет иные функции, необходимые для проведения Общего собрания.
4.7. Секретарь Общего Собрания:
- ведет протокол Общего Собрания;
- производит подсчет голосов при открытом голосовании;
- несет ответственность за сведения, отраженные в протоколе;
- подписывает протокол Общего Собрания;
- выполняет иные функции в соответствии с поручениями Председателя Общего Собрания.
4.8. Счетная комиссия Общего собрания является его органом, избираемым в целях проведения закрытого (тайного) голосования при помощи бюллетеней. Число членов Счетной комиссии не должно быть менее 3 (трех) человек. Счетная комиссия выбирает из своего состава Председателя или он избирается открытым голосованием членов Общего собрания.
4.9. Счетная комиссия:
- разъясняет порядок тайного голосования членам Общего собрания;
- организует прием бюллетеней с результатами тайного голосования;
- принимает решение о том, какие бюллетени являются недействительными или испорченными;
- производит подсчет голосов членов Ассоциации;
- составляет протокол по итогам голосования;
- уничтожает неиспользованные в ходе проведения Общего собрания бюллетени с составлением акта об уничтожении;
- несет ответственность за результаты тайного голосования, отраженные в протоколе Счетной комиссии.
4.10. Участники Общего собрания вправе:
- участвовать в прениях по вопросам повестки дня;
- вносить предложения, замечания и поправки по существу обсуждаемых вопросов;
- высказывать свое мнение по кандидатурам, избираемым, назначаемым или утверждаемым Общим собранием;
- задавать вопросы, давать справки, а также пользоваться иными установленными правами.
4.11. Продолжительность докладов по вопросам повестки дня не должна превышать 10 (десяти) минут. Выступающим в прениях предоставляется до 7 (семи) минут, для повторных выступлений в прениях – до 5 (пяти) минут, по кандидатурам, для ответов на вопросы, сообщений, справок, внесения изменений в порядок работы – до 4 (четырех) минут.
По истечении установленного времени Председатель Общего собрания предупреждает об этом выступающего, а затем вправе прервать его выступление.
5. Организация и порядок голосования
5.1. Решения Общего собрания принимаются открытым или закрытым голосованием присутствующих членов Ассоциации. Закрытое голосование проводится по кандидатурам в органы управления и контрольные органы Ассоциации.
5.2. Перед проведением голосования Председатель Счетной комиссии в присутствии остальных членов Счетной комиссии опечатывает пломбиром пустую урну для голосования.
5.3. Перед проведением голосования Председатель Общего собрания формулирует вопрос, поставленный на голосование, а в случае голосования по кандидатурам - фамилии, имена и отчества лиц, предложенных для избрания.
5.4. Открытое голосование проводится по отрицательному принципу – сначала голосуют те, что «против», затем «воздержались», оставшиеся признаются проголосовавшими «за». Подсчет отданных голосов производится секретарем Общего собрания.
5.5. Закрытое голосование проводится посредством заполнения бюллетеней (форма – в приложении № 2). Бюллетени для тайного голосования изготавливаются Аппаратом Ассоциации и заверяются печатью Ассоциации, а при подсчете голосов – подписью Председателя Счетной комиссии.
5.6. Выдача бюллетеней для голосования производится участникам Общего собрания под роспись в регистрационном списке при проведении регистрации участников Общего собрания.
5.7. Бюллетень должен быть заполнен чернилами либо иным способом, исключающим исправление надписи при помощи обычных средств.
5.8. До опускания бюллетеня в урну для голосования участник Общего собрания вправе заменить испорченный им бюллетень, о чем делается отметка в регистрационном списке, а также на самом испорченном бюллетене. Испорченные бюллетени приобщаются к протоколу Счетной комиссии. Неиспользованные бюллетени уничтожаются по акту (форма – в приложении № 3).
5.9. Бюллетени опускаются участниками Общего собрания в опечатанную урну для голосования, установленную в месте, где ее могут видеть члены Счетной комиссии.
5.10. После окончания голосования члены Счетной комиссии осуществляют подсчет результатов голосования по находящимся в урне для голосования бюллетеням.
5.11. Для подсчета голосов учитываются только действительные бюллетени.
5.12. Недействительными бюллетенями являются:
- бюллетени, не соответствующие утвержденной форме;
- бюллетени, по которым невозможно с достоверностью определить волеизъявление голосующего участника.
5.13. Решение о признании бюллетеня недействительным принимает Счетная комиссия. Недействительные бюллетени приобщаются к протоколу Счетной комиссии.
5.14. По результатам тайного голосования Счетной комиссией составляется протокол (форма – в приложении № 4).
Протокол о результатах тайного голосования должен содержать следующие сведения:
- указание на время начала и окончания тайного голосования;
- количество участников Общего собрания, имеющих право на голосование;
- количество выданных бюллетеней;
- количество бюллетеней, извлеченных из урны для голосования;
- количество действительных бюллетеней;
- количество недействительных бюллетеней;
- количество испорченных бюллетеней;
- количество голосов участников Общего собрания, поданных за каждого кандидата, внесенного в бюллетень.
6. Заключительные положения
6.1. После принятия решений по всем вопросам повестки дня заседание Общего собрания прекращает свою работу.
6.2. По результатам проведения Общего собрания после закрытия Общего собрания составляется протокол, который подписывается Председателем и Секретарем Общего собрания и размещается на сайте Ассоциации. Протокол составляется по форме, принятой в Ассоциации, с обязательным указанием общего количества присутствовавших на Общем собрании членов Ассоциации (кворум), а также распределения голосов при принятии решения по каждому вопросу повестки дня Общего собрания.
6.3. К протоколу приобщаются регистрационные списки, протоколы Счетной комиссии, бюллетени для голосования и доверенности на представителей от членов Ассоциации.
6.4. Хранение и учет протоколов Общего собрания и материалов к ним осуществляет Председатель Ассоциации.